Mengetahui cara menulis press release yang efektif adalah keterampilan penting bagi seorang public relation (PR) di setiap perusahaan. Press release itu adalah pernyataan resmi (siaran pers) yang dirancang untuk menyampaikan informasi penting kepada publik atau media.
Press release yang ditulis dengan baik dapat membantu perusahaan meningkatkan visibilitas dan kredibilitas di mata audiens. Selain itu, struktur press release yang benar juga berperan dalam memastikan pesan tersampaikan dengan jelas dan terarah.
Untuk memahami langkah-langkah yang tepat dalam menulis press release, mari kita bahas proses penulisannya secara lebih detail.
Apa Itu Press Release?
Menurut PR News Wire Press release adalah pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi untuk menginformasikan berita penting kepada media massa. Tujuan utamanya adalah memberikan informasi yang akurat dan layak diberitakan kepada publik.
Dengan mengikuti format dan struktur yang sudah umum, press release memudahkan media untuk memahami informasi yang disampaikan. Hal ini membantu perusahaan menjangkau audiens yang lebih luas melalui saluran berita yang relevan.
Langkah-langkah Menulis Press Release yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti untuk menulis press release yang efektif dan menarik perhatian media:
1. Tentukan Tujuan dan Target Audiens
Sebelum mulai menulis, penting untuk memahami tujuan dari press release dan siapa target audiensnya. Apakah Anda ingin mengumumkan – peluncuran produk, kemitraan baru, atau pencapaian perusahaan? Mengetahui siapa yang akan membaca press release Anda membantu dalam menyusun bahasa dan informasi yang tepat.
2. Gunakan Metode Piramida Terbalik
Metode piramida terbalik adalah pendekatan yang sering digunakan dalam penulisan berita, di mana informasi terpenting diletakkan di awal. Mulailah dengan inti berita atau pengumuman, kemudian tambahkan detail yang lebih spesifik di paragraf berikutnya.
Ini memudahkan pembaca, terutama media, untuk segera memahami pesan utama yang ingin disampaikan.
3. Masukkan Informasi Berdasarkan 5W 1H
Pastikan press release Anda menjawab pertanyaan 5W 1H: What (apa), Who (siapa), When (kapan), Where (di mana), Why (mengapa), dan How (bagaimana). Dengan memastikan informasi ini lengkap, press release Anda akan lebih informatif dan relevan.
4. Buat Judul dan Subjudul yang Menarik
Judul yang menarik adalah elemen kunci yang pertama kali akan dilihat oleh media dan pembaca. Pastikan judul Anda singkat, jelas, dan menarik. Subjudul juga bisa digunakan untuk menambahkan konteks lebih lanjut dan menarik minat lebih dalam.
5. Tambahkan Kutipan dan Fakta Pendukung
Untuk memperkuat isi press release, tambahkan kutipan langsung dari tokoh penting di perusahaan, seperti CEO atau manajer produk. Kutipan ini memberi sentuhan personal dan otoritas pada informasi yang disampaikan.
Struktur Press Release yang Ideal
Struktur yang jelas dan terorganisir dengan baik adalah kunci dalam menulis press release yang efektif. Berikut adalah elemen-elemen penting yang harus ada dalam press release:
1. Headline
Headline adalah bagian pertama yang dilihat oleh media dan pembaca. Pastikan headline singkat, menarik, dan mencerminkan inti dari informasi yang disampaikan. Ini penting untuk menarik perhatian pada berita atau pengumuman Anda.
2. Subheadline
Subheadline adalah pelengkap dari headline yang memberikan sedikit lebih banyak detail mengenai isi press release. Meski tidak selalu wajib, subheadline dapat membantu memperjelas pesan utama dan menarik lebih banyak pembaca.
3. Lead
Lead adalah paragraf pembuka yang mengandung informasi paling penting dalam press release. Gunakan metode piramida terbalik di sini dengan menjelaskan inti berita atau pengumuman secara singkat, namun lengkap.
4. Body
Body adalah bagian utama yang menjelaskan detail dari berita. Di sini, Anda bisa menjawab pertanyaan 5W 1H secara lebih mendalam. Pastikan setiap paragraf terfokus pada satu poin utama, seperti siapa yang terlibat, apa yang terjadi, kapan dan di mana, serta mengapa informasi ini penting.
5. Closing dan Call to Action
Di bagian akhir, sertakan informasi tambahan yang bisa membantu media atau pembaca untuk menindaklanjuti berita ini, seperti detail acara atau cara menghubungi pihak terkait. Ini juga tempat untuk menambahkan call to action, misalnya, “untuk informasi lebih lanjut, kunjungi website kami di…”.
6. Kontak Media
Sertakan informasi kontak yang jelas agar media dapat menghubungi pihak terkait untuk mendapatkan detail tambahan. Informasi ini biasanya mencakup nama, email, nomor telepon, dan alamat perusahaan.
Cara Menulis Press Release yang Mudah dengan Addlly AI
Addlly AI adalah platform content marketing berbasis teknologi artificial intelligence (AI) yang dirancang untuk memudahkan proses pembuatan konten, termasuk press release. Platform ini menawarkan berbagai fitur yang membantu perusahaan menghasilkan siaran pers yang menarik, terstruktur dengan baik, dan dioptimalkan untuk search engine optimization (SEO).
Addlly AI sangat berguna bagi profesional PR maupun pemula yang ingin membuat press release berkualitas tinggi dengan cepat. Berikut adalah langkah-langkah menggunakan Addlly AI untuk menulis press release dengan mudah:
1. Pilih Metode untuk Memulai Draft Press Release
Pada langkah pertama, Addlly AI menawarkan tiga pilihan metode untuk memulai draft press release:
- Provide a Brief Description: Anda cukup menuliskan deskripsi singkat mengenai topik atau berita yang ingin ditulis.
- Insert Your Reference Link: Masukkan tautan dari artikel atau referensi lain yang dapat dijadikan acuan oleh Addlly AI.
- Upload Your PDF: Unggah file PDF yang berisi referensi lengkap terkait topik press release yang ingin Anda buat.
Setelah memilih metode yang sesuai, Anda dapat melanjutkan ke tahap berikutnya dengan menekan tombol Describe Details.
2. Pilih Tipe Press Release
Langkah kedua adalah memilih tipe press release yang ingin Anda buat. Addlly AI menyediakan berbagai pilihan, seperti peluncuran produk, pengumuman partnership atau kemitraan, atau pencapaian perusahaan. Dengan memilih tipe yang tepat, template press release akan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
3. Masukkan Detail Produk atau Event
Setelah memilih tipe press release, Anda akan diminta untuk memasukkan detail penting seperti nama produk, fitur utama, target market, dan tanggal peluncuran. Informasi ini akan digunakan oleh Addlly AI untuk menghasilkan konten yang relevan dan mendalam sesuai dengan kebutuhan Anda.
4. Pilih Kata Kunci
Addlly AI juga memungkinkan Anda untuk memilih kata kunci yang sesuai dengan topik siaran pers. Dengan fitur ini, press release Anda akan dioptimalkan untuk pencarian SEO, membantu meningkatkan visibilitas online di mesin pencari seperti Google.
5. Preview dan Edit
Setelah semua informasi dimasukkan, Anda dapat melihat preview dari press release yang telah dibuat oleh Addlly AI. Di sini, Anda bisa melakukan penyesuaian lebih lanjut, menambahkan kutipan, atau mengedit detail lainnya sebelum press release siap untuk dipublikasikan.
Dengan Addlly AI, menulis press release menjadi jauh lebih mudah dan cepat. Platform ini memastikan bahwa setiap siaran pers dioptimalkan untuk SEO dan mudah dipahami oleh media serta publik.
Kesalahan Umum dalam Menulis Press Release
Menulis press release yang efektif membutuhkan ketelitian, dan ada beberapa kesalahan umum yang harus dihindari:
- Judul yang Tidak Menarik: Judul yang kurang menarik bisa membuat press release diabaikan. Buat judul yang singkat, jelas, dan mengandung kata kunci relevan.
- Informasi Penting Tidak di Awal: Jangan simpan poin utama di akhir. Gunakan piramida terbalik dengan menempatkan informasi penting di paragraf pembuka.
- Panjang Teks yang Tidak Tepat: Jangan membuat press release terlalu panjang atau terlalu pendek. Idealnya, press release memiliki panjang 400-600 kata.
- Bahasa yang Tidak Sesuai: Hindari bahasa yang terlalu formal atau terlalu informal. Gunakan bahasa yang profesional namun mudah dipahami.
- Tidak Menyertakan Kutipan: Tambahkan kutipan dari tokoh penting untuk menambah kredibilitas.
- Tidak Ada Call to Action: Pastikan press release memiliki call to action yang jelas, seperti mengarahkan pembaca untuk mengunjungi website atau menghubungi kontak media.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan menghindari kesalahan umum, Anda dapat menulis press release yang efektif dan menarik perhatian media. Gunakan Addlly AI untuk mempermudah proses penulisan dan memastikan press release Anda optimal dari segi konten dan SEO.
Lihat apa yang sedang dibaca audiens kami:
Mengoptimalkan Strategi Pemasaran Blog Anda dengan Kecerdasan Buatan (AI)
AI di SEO: Mengintegrasikan AI dalam Strategi SEO
Manfaat AI dalam Digital Marketing: Personalisasi & Analisis
Peran Artificial Intelligence dalam Meningkatkan Konversi Pelanggan
Definisi SEO Content Writer dan Peran AI dalam Strategi SEO
Definisi Kecerdasan Buatan dan Perannya di Digital Marketing
Manfaat AI yang Meningkatkan Produktivitas Bisnis
Inovasi Terbaru dalam Aplikasi Kecerdasan Buatan untuk Membuat Konten
